El control de gestión: mucho más que suma y restar…

Se puede llegar a suponer que llevar a cabo el control de gestión, sea anual, semestral o por el período que se desee, es al fin y al cabo un simple ejercicio matemático. Pero en realidad implica muchas más cosas, que están relacionadas con el análisis de la empresa.

El primer paso es la recolección de información, de modo que hay que saber qué buscar y dónde hacerlo, es decir las respectivas fuentes. En el caso del tambo son unas cuántas. Porque no necesariamente puede que esté la información fácilmente accesible, sino que en muchos casos hay que poner en marcha varios mecanismos para poder obtenerla.

Por ejemplo, para poder confeccionar los inventarios de hacienda tanto el inicial como el final, hace falta conocer las cantidades y peso promedio de todas las categorías en esos dos momentos: desde la guachera, pasando por la recría, hasta las vacas secas y en ordeñe. Tarea simple para quien lleva sus planillas mensuales de hacienda además de los recuentos periódicos a campo, de para corroborar lo que dicen en teoría las planillas. Pero si no se cuenta con estas herramientas (y los casos suelen ser más frecuentes que los que el lector puede suponer), ello implica dos cosas: por un lado tratar de reconstruir (o tener que estimar) dichos inventarios, y por otro, creo el más importante, tomar la decisión de comenzar a llevar dicha planilla, y complementarla con los respectivos recuentos.

Estas planillas además nos brindarán la información de las cesiones internas de hacienda, es decir desde los terneros machos y hembras nacidos cada mes, pasando por los que salen de la guachera a la recría, las vaquillonas en pre servicio, en servicio, las preñadas que pasan al tambo, las mortandades en cada categoría, hasta las ventas, ingresos y compras de hacienda. Es decir una gran cantidad de información referida al rubro más importante del activo con que cuenta el tambo, luego de la tierra propia, si la hubiere: el capital hacienda.

Todo lo que implica

Pero las cosas no terminan allí sino que hay otras fuentes de información de las que se alimenta la gestión: una es el parte diario del tambo, con todos los eventos sucedidos día a día: desde la cantidad de vacas en ordeñe, vacas secas, litros entregados a fábrica, litros destinados a la guachera, cambios en la alimentación, tratamientos sanitarios, números de caravanas asignados a los terneros nacidos, entre otras novedades.

Y, de nuevo, puede haber tambos que lo lleven con toda esta información, pero también aquellos que solamente incluyen en ese parte un par de datos. De modo que, una vez más, habrá que buscar la forma de poder rastrear o estimar datos tales como litros a la guachera, vacas en ordeñe para confeccionar el promedio, lo mismo para las vacas secas, y obtener así, entre los datos buscados: el % VO/VT, importante indicador de la eficiencia del tambo, el promedio de lts./VO/día, otro importante indicador, la carga medida en VT (Vaca Total)/Ha, etc.

A su vez hay estrecha relación entre la planilla de hacienda y otras fuentes ya que en gran parte es “alimentada” por el parte diario, y además poder contar con los datos de los controles lecheros mensuales, que aportan importantes datos de producción individual, por rodeo, cantidad de vacas en ordeñe, etc.

Se agrega el dato de la alimentación, que la gestión requiere para calcular el principal ítem dentro de los costos en prácticamente todos los tambos. Y eso requiere revisar facturas de compras, conocer cesiones internas de maíz, canjes de soja por extrusado, de maíz por balanceado, entre otros El objetivo es conocer exclusivamente el alimento consumido (o mejor dicho ofrecido), y no necesariamente todo el producido, por ejemplo en el caso de los silos.

De nuevo, hay que ir a las fuentes: partes diarios del tambo, información del o los mixeros, facturas de compra, medición de stocks, entre otros. Algunos tambos tendrán esa información disponible en forma rápida y precisa. A otros, en cambio, no les quedará más opción que estimar o “martillar” los datos: desde la alimentación del tambo propiamente dicho, pero además, por separado la que consumió la recría por su lado, para poder calcular varios indicadores: desde medir la eficiencia de la alimentación suministrada, el costo de la misma, el costo de producir una vaquillona preñada (sumando la guachera + la recría de hembras), para compararlo con el de mercado, conocer el resultado económico de estar criando los machos, ese negocio de tantas variaciones a lo largo del tiempo, etc.

Como decíamos, a este grupo de tambos no le quedará otra que estimar, a falta de datos. Pero al mismo tiempo es la gran oportunidad de comenzar a llevar esta información en adelante, simplemente organizando la toma de datos. Y eso implica, además de confeccionar planillas a llenar, designar a los responsables respectivos de llevarlo a cabo, que no deje margen a errores de quiénes son los respectivos responsables: tambero, ayudantes, mixeros, veterinario, encargado y contador, entre los principales. Porque también es indispensable la información que él lleve en sus registros, en el mayor analítico, mucho mejor aún si el Plan de cuentas de la contabilidad se adapta en detalle y clasificación al que se requiere luego para tomar en la gestión. Él además nos puede suministrar los datos para el Balance Patrimonial: desde los activos y especialmente el pasivo, y cómo se compone cada uno.

Se agrega que no es un detalle menor llevar anotados los retiros que se fueron haciendo durante el ejercicio, y eso es responsabilidad exclusiva de quien gerencia el tambo. Ese dato también hace al resultado final de la empresa.

Es decir que implica involucrar a todo el equipo del tambo en esta tarea de generar información: precisa y detallada, que luego facilite las cosas a la hora de analizarla. La palara involucrar implica varias cosas: por un lado concientizarlos sobre la importancia que tienen los datos que ellos vayan tomando (porque al fin y al cabo constituyen la base de gran parte de la información). Hacerles saber ellos son en gran parte los responsables de poder llegar a contar luego con una gestión confiable, porque de datos estimados no se obtendrá otras cosas que una gestión estimada, mientras que la resultante de datos confiables será luego una gestión confiable, lo cual parece una obviedad, pero no es poco!

Implica además capacitarlos para que puedan volcar debidamente la información que le corresponde a cada uno, porque puede haber diferentes niveles de manejo de las matemáticas, experiencia en volcado de datos, en la redacción de eventos dentro del equipo responsable, y se debe contar con la certeza de que podrán todos ellos cumplir con la misión asignada. De poco vale querer delegarles responsabilidades para las que no están preparados, porque luego las consecuencias pueden ser datos dudosos, poco confiables, e incluso inventados.

Incluye entonces comprometerlos para que los datos que vuelquen sean confiables porque de eso depende todo el resto de la pirámide. Que sepan todo lo importante que es una gestión confiable para la empresa: por un lado para conocer a ciencia cierta su situación y llegar a un diagnóstico certero. Por otro para fijar los objetivos a futuro, para poder compararla con otras empresas, para hacerlo lo mismo pero versus los datos de la misma empresa en otros ejercicios. Y, finalmente, porque constituye la herramienta fundamental para luego poder planificar a futuro, elaborar un presupuesto financiero. Implica, en resumen, ordenar la empresa.

Corolario

Es decir que el hecho de confeccionar la gestión económica nos va llevando sucesivamente a tener que ordenar y sistematizar la toma de toda la información que se va generando en el tambo, y que es abundante.

Es todo un gran “engranaje” que, en algunos casos, es decir determinadas empresas, independientemente de su tamaño, ya venía funcionando y cuenta con toda la información requerida. En otras, y no necesariamente las más pequeñas,  habrá que hacer ajustes, comenzar a llevar datos que no se llevaban.

Y también estarán aquellas (y no son pocos), en los que habrá que arrancar casi de cero, comenzar a implementar prácticamente gran parte de la recolección de datos.

Es decir que ese gran “engranaje” puede que prácticamente no necesite ajustes o, en el otro extremo, que tenga que ser construido, y eso implica que no estará debidamente “aceitado” desde el principio sino que se irá perfeccionando a través del tiempo.

De modo que al principio se podrá contar con una gestión provisoria o de transición si se quiere, como para no generar falsas expectativas que pueden ser perjudiciales para el futuro. Para recién luego, con el paso del tiempo, una vez aceitado y en régimen todo el engranaje, se podrá llegar a contar con la primera de una sucesión de gestiones confiables, que irán describiendo el historial de la empresa, algo de gran valor tanto para las generaciones presentes como para las venideras.

A recordar estas palabras clave: equipo de colaboradores involucrado y capacitado – planillas de hacienda – recuentos de hacienda – partes diarios del ambo – plan de cuentas adecuado – contador que suministre los datos en tiempo y forma – controles lecheros – retiros ordenados y contabilizados – planillas auxiliares (simples) – y…vaya de mayor a menor, no se complique de entrada queriendo llegar a una gestión minuciosa…

Por el Ing. Agr. Félix Fares – Especial para www.todolecheria.com.ar – Email: felifares57@yahoo.com.ar

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